Come organizzare la propria giornata lavorativa in autonomia
INDICE DEI CONTENUTI
Partire da noi per arrivare ai nostri obiettivi
La prima regola d’oro: l’ordine
Analizza l’ambiente in cui lavori
Monitor e Tablet
La seduta
Lo spazio di lavoro
La work bag
Igiene e pulizia
Come organizzare le attività da svolgere
Scrivi la tua To do list
Impara a dare un nome alle azioni da fare
Focalizza e porta a termine
Gestire gli appuntamenti
Gestire i tempi morti
Come organizzare la giornata
Le domande che devi farti
I tool di cui non farai più senza
Buone abitudini
Conclusioni
La vita del libero professionista non è semplice, ma riserva sicuramente molte soddisfazioni a livello lavorativo, soprattutto se si è in grado di organizzare la giornata al meglio per essere il più produttivi possibile.
Bisogna partire quindi dalle basi… il tempo.
Ma come organizzare il proprio tempo?
Una domanda da un milione di euro senza ombra di dubbio.
Difatti l’organizzazione del tempo è un’arte che si affina col tempo, soprattutto quando si impara sul campo del freelance.
Partire da noi per arrivare ai nostri obiettivi
Bisogna imparare il metodo, la strategia per essere in grado di gestire sé stessi e rendere così più produttive le giornate lavorative.
Il nostro obiettivo, o meglio il tuo obiettivo, sarà allora quello di diventare più efficace e terminare le giornate con piena soddisfazione senza quella sensazione di amarezza e inconcludente tipici di quando ti sembra di aver sprecato una giornata importante. Il tempo non va sprecato, ma investito e sfruttato al massimo.
La prima regola d’oro: l’ordine
Senza ordine non si va da nessuna parte! Se lavori in un ambiente caotico, che sia la tua casa o il tuo ufficio, anche il tuo operato ne risulterà confusionario e non riuscirai a concentrarti bene.
Analizza l’ambiente in cui lavori
Prenditi un attimo per guardarti intorno. Cosa vedi?
Com’è lo spazio in cui lavori? Ordinato, disordinato, migliorabile?
Com’è la tua scrivania?
Se è disordinata è arrivato il momento di trovare una soluzione.
Togli tutto quello che non ti serve e tieni a portata di mano solo quello di cui hai davvero bisogno.
Monitor e Tablet
Sistema in modo corretto l’altezza del monitor, se hai un portatile o lavori su un tablet, prendi un supporto apposito per avere una posizione corretta.
La seduta
Investi in una sedia ergonomica, fondamentale per non avere preoccupazioni a livello cervicale e lombare. Anche la posizione, come detto prima, deve essere corretta e non provocare problemi di nessun tipo.
Lo spazio di lavoro
Delimita bene lo spazio in cui lavori, dedicando una sezione apposita ad eventuali documenti e raccoglitori; trova un angolino dove tenere a portata di mano la cancelleria e un posto dove tenere il cestino dei rifiuti. In questo modo saprai dove si trova ogni cosa.
La work bag
Creati una “work bag” ovvero un astuccio o una borsa con tutto quello che potrebbe servirti quando non sei in ufficio (block-notes, biro, evidenziatori, post it, agenda…), in questo modo sarai sempre organizzato, anche fuori dall’ambiente lavorativo.
Igiene e pulizia
Cerca di mantenere pulita ed igienizzata la tua postazione di lavoro, ritaglia 5 minuti all’arrivo e 5 alla fine per pulire bene la scrivania, buttare lo sporco e controllare che tutto sia in ordine per il giorno successivo.
Ora che hai sistemato il tuo ambiente lavorativo, possiamo passare alla fase successiva, ovvero l’organizzazione delle attività da svolgere, ma come si fa? Scopriamolo insieme.
Come organizzare le attività da svolgere
Ora arriva la parte più difficile… decidere da cosa partire.
Hai ben 3 strade da prendere:
Partire dalle cose più noiose che vorresti rimandare di modo da terminare tutto per tempo;
Iniziare dalle cose più facili ed immediate che ti portano via meno tempo e che ti “pesano” meno;
Dare un ordine di importanza e priorità alle attività da svolgere indipendente dal tempo che portano via.
Scrivi la tua To do list
Anche in questo caso hai a disposizione diverse opzioni, puoi scegliere di scrivere le tue attività in un’agenda o su un foglio attribuendogli un tuo ordine (per esempio potresti scriverle in modo sparso e poi attribuirgli un numero secondo l’ordine in cui vuoi portarle a termine); oppure ancora affidarti ad un’app come Trello o Todoist che faranno ordine al posto tuo.
Impara a dare un nome alle azioni da fare
Una cosa molto importante che sicuramente ti potrebbe essere d’aiuto nell’organizzazione del tuo lavoro è quella di classificare le attività che devi fare secondo la tipologia dell’attività stessa.
Impara a “etichettare” tutto quello che devi fare usando per esempio le diciture “urgenti”, “importanti ma non urgenti”, “da delegare”, “da eliminare”, “da rivedere”, “da riprogrammare” etc… dando dei nomi alle attività da svolgere sarà tutto molto più semplice.
Focalizza e porta a termine
Una volta che hai creato la lista delle cose da fare, concentrati su un’attività per volta. Fare più cose insieme potrebbe risultare controproducente e richiedere uno spreco inutile di energie, per questo se ti focalizzi su un’unica attività alla volta e la porti a termine, il tuo lavoro sarà sicuramente più performante e tu non perderai la concentrazione.
Gestire gli appuntamenti
Da freelance, ti sarà sicuramente capitato di doverti spostare spesso per un appuntamento, anche per questo è importante essere sempre organizzati al meglio.
Prova a raggruppare gli appuntamenti secondo la città e la vicinanza dei posti in cui devi andare di modo da concentrare tutte le attività che devi fare in quello specifico luogo in un giorno solo.
Se ad esempio hai 4 appuntamenti nella stessa città, prova ad organizzarli secondo un ordine cronologico, ma dandoti margine fra uno e l’altro di modo da poter fare delle pause.
Non portare mai il tuo corpo e la tua mente al limite ma dai ad entrambi il tempo di riprendersi.
Gestire i tempi morti
Se usi i mezzi pubblici, invece, cerca di preferire tempi larghi di modo da poter prevedere eventuali ritardi dei mezzi, imprevisti etc… e sfrutta i “tempi morti” in cui sei sul treno o sulla metro per fare quelle piccole cose che magari non riesci a fare da tempo come leggere un libro, ascoltare la musica o guardare una serie tv sul telefono.
Come organizzare la giornata
Ora arriviamo al cuore della questione.
hai capito come organizzare il tuo posto di lavoro e le tue attività, ora devi capire come organizzare tutta la tua giornata.
Per fare ciò devi capire, prima di tutto, quando ti senti più attivo e produttivo.
Basta che tieni un diario o un’agenda per qualche giorno e lo scoprirai presto.
Le domande che devi farti
Devi però porti queste domande:
Ti senti più stanco quando ti alzi al mattino? Sei più attivo alla mattina o alla sera?
Quali sono i momenti in cui hai più concentrazione e vedi che porti più velocemente a termine i tuoi obiettivi quotidiani?
A seconda delle risposte puoi capire quando lavorare meglio. Potresti scegliere di organizzare la tua giornata alternando momenti di alta concentrazione senza distrazioni a momenti più leggeri in cui rispondere alle e-mail, fare le telefonate o registrare la contabilità. Oppure alternare un’attività più intensa a una meno intensa, oppure ancora tenerti gli appuntamenti dove sei più produttivo per il tardo pomeriggio/sera e dedicarti al mattino alle attività meno impegnative… tutto sta nel conoscersi, come dicevamo all’inizio.
Sono tutte tecniche che vanno però affinate e adattate a sé stessi nel tempo ma che possono portare notevoli risultati se applicate con costanza ed impegno.
I tool di cui non farai più senza
E per aiutarti nell’organizzazione del tuo lavoro esistono anche diverse app e programmi di cui sicuramente non potrai più fare a meno, infatti una delle cose più importanti che devi sapere della tua vita da freelance è che devi imparare ad ottimizzare il tempo della tua giornata.
Di seguito una lista dei “mai più senza per freelance”.
Google Drive, il cloud di google assolutamente indispensabile. Puoi salvare al suo interno qualsiasi tipo di file, organizzando i contenuti per cartelle e colori;
LastPass, molto utile se ti dimentichi spesso le tue password e ti ritrovi a perdere un sacco di tempo per il loro recupero;
Toggl, un tool online che ti permette di tracciare le tue attività sia lavorative che personali, molto utile per capire quanto tempo ci metti a fare una determinata cosa;
Asana, una sorta di agenda digitale che ti permette di tenere in un unico posto tutto quello che riguarda i tuoi impegni lavorativi, appuntamenti e tanto altro;
Zoom, molto utile se devi organizzare meeting e riunioni
Calendly, un’agenda virtuale che ti permette di creare eventi a cui le persone possono iscriversi, utile da condividere con i clienti;
Google calendar, sempre in casa Google non può mancare questo strumento che ti permette di organizzare al meglio tutto il tuo calendario;
Evernote, un'app molto utile che ti permette di prendere appunti ovunque tu sia.
Buone abitudini
La cosa importante che devi imparare a fare è quella di abituarti a seguire un metodo per la pianificazione delle tue attività, ma non solo. Devi abituarti a valutarle, in termini di tempo ed organizzazione.
Impara quindi a porti queste domande:
Quanto tempo ci metti a fare quella determinata cosa? Potresti farla più velocemente se la facessi in modo diverso?
E soprattutto, impara a ritagliarti del tempo alla fine della settimana per tirare le tue valutazioni chiedendoti se sei riuscito a fare tutto nei tempi previsti, se non sei riuscito a fare qualcosa o se potevi organizzare diversamente la tua giornata.
In questo modo affinerai la tecnica e non avrai più problemi ad organizzare il tuo tempo e la tua giornata lavorativa.
Ricorda che essere più produttivo non solo ti farà sentire più realizzato, ma ti permetterà di spendere meno tempo nell’organizzazione delle attività e di avere un po’ più di tempo da dedicare a te e alle cose che ti piacciono.
Ci saranno giorni in cui sarai più motivato ed altri meno, ma non devi farti scoraggiare, l’impegno ne varrà sicuramente la pena.
Conclusioni
La vita da freelance non è facile, soprattutto se disordinata e disorganizzata.
In questo articolo ti abbiamo spiegato che strumenti puoi utilizzare e dei suggerimenti su come affinare la tua tecnica di organizzazione, ora sta a te metterli in pratica e creare il tuo metodo!
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